【時は金也】有効に時間管理する方法を解説

こんにちは、シュンゾーです。

今回は、有効に時間管理する方法について解説します。

プランニングと優先順位付けで時間を有効に使おう

1日の長さは変えられませんが、時間管理すれば有効に時間を使うことができます。

時間を有効に使うためには、計画を立てて一番大切なものを優先する手法が最も効果的です。

時間管理のヒント

プランニングとは限りある時間をどのように使って目標を達成するかを決めることです。

計画を立てるのは大変そうだと思う人も少なくないでしょう。

しかし、次のように整理して決まった手順に従えば計画を立てるのは簡単です。

その年、その月、その週や日のゴール（目的）に辿り着くための計画を立てます。

それぞれのスパンが終了する毎に時間を取り、より大きなゴールに辿り着くために実施すべき目標を新たにプランしましょう。

目標を小さなタスクに分割し、設定した現実的な時間枠で完了させます。

ポリクロニック？モノクロニック？

時間管理に対する価値観のタイプは大きくポリクロニックとモノクロニックの２つに分けられます。

時間を管理する方法はたくさんありますが、最も生産性の高い仕事ができるように自分が時間をどのように感じ、捉えているかを知っておくことが大切です。

自分や他人の時間管理の好みのタイプを認識することで、最適な方法を取ることができます。

どちらが優れているかではなく、どちらも必要でどちらの人もリードできるようになることが大切です。

ポリクロニック

ポリクロニックには次のような特徴があります。

ポリクロニックを好む人には少し余裕を持たせて各タスクのスケジュールを作成します。

モノクロニック

モノクロニックには次のような特徴があります。

モノクロニックを好む人には予定外のことが発生した時に対応するための時間を設定します。

時間管理ツールを活用しよう

時間管理のツールを使ってその日、週、月のパートに分けて仕事の時間を計画しましょう。

手帳やカレンダーなど様々なツールがありますが、自分にとって一番使いやすいものを選びましょう。

少し計画するだけでタスクの効率化が図れるようになります。

使うツールは１つにする

個人の予定はスマフォ、仕事の予定は手帳などといったように複数のツールを同時に使っている人は多いですが、生産性を上げるためには時間管理のツールは１つにするべきです。

何故なら、同時に予定を把握することができずに複数のツールを見比べながら計画しなくてはならないからです。

自身に合ったものを１つだけ選んで、それを使い続けましょう。

常に持ち歩く

重要なタスクや日付をすぐにメモできるように、ツールを常に持ち歩くようにします。

「後でメモする」は漏れ、ミスの原因に直結しますので必ずすぐにメモできる状態にしましょう。

紙切れなどをメモ書きに使わない

人は紙切れに書いたメモにある必要な情報を探すために、1日当たり28分も費やしていると言われています。

年間約170時間以上（7日間以上）も無駄にしているのです。

50年で1年を無駄にするわけですから、相当なものです。

重要な情報は使用しているツールに整理して書き込み、紙切れを使わないようにしましょう。

カスタマイズする

ツールを自身にとって最も合った方法でカスタマイズし、快適で使いやすいようにしましょう。

たとえば個人的な情報と仕事の情報で色を分けるなどといったカラーシステムも1つのポイントです。

時間管理のマトリックスを活用しよう

時間管理のマトリックスは書籍「７つの習慣」でも紹介されている時間管理のモデルで、タスクを緊急度と重要度に基づいて振り分ける方法を提供します。

このマトリックスは4つの領域で構成されており、その各々が異なる緊急度や重要度に対応しています。

ここでの緊急度は「即時の対応が必要なこと」、重要度は「自分にとって大切なことやゴール達成に関連性があること」を指しています。

第2領域に時間を使うためい第3領域を捨てよう

有効に時間を使うためにはプランニングが大切だと伝えてきました。

第1領域（必須の領域）に時間を取られている間はリアクションに追われてプランニングに十分な時間を使うことができません。

反対に第2領域（プランニングの領域）を十分に活用できれば不測の事態が起こる可能性を著しく下げられますので、より時間を有効に使うことができるようになります。

しかし、すぐに第1領域を減らすことはできず、自身にとって重要なことですから捨てるわけにもいきません。

また、第4領域（無駄の領域）は第1領域の増減と相関関係にあります。リアクションに追われた後は疲れ切ってボーっとする時間や息抜きの時間も増えます。

第2領域の時間を増やすためには、緊急だが自身にとって重要度の低い第3領域（錯覚の領域）を捨てましょう。

第3領域の多くは「他の誰かにとって重要なこと」ですので、重要としている人にやってもらうなどして、自分でやらない選択をしましょう。

そうすると第2領域に使える時間が増え、段階的に第1領域に取られる時間が減り、第2領域に使える時間が更に増えるといった好循環が生まれます。

時間を奪うネガティブな習慣

生産的な時間を奪うネガティブな習慣はいくつかありますが、そのような習慣を持っている人は少なくありません。

すべてのことに「はい」と言う

上司や同僚に頼まれたこと全てを請け合うことで忙しくなり、自身にとって優先順位の高い仕事を完了することができなくなってしまいます。

そうする内に本来第2領域であるはずのタスクが第1領域のタスクへと変化し、リアクションに追われるようになります。

他者を助けた達成感や幸福感で自身の本来やるべきことを忘れてはいけません。誰もあなたのゴールに責任は持ってくれません。

自身のゴール達成とのバランスを取り、可能な範囲で他者を助けましょう。

タスクを先延ばしにする

時間が無い、疲れた、やりたくないなどの理由でタスクを先延ばしにしていませんか？

先延ばしにするとタスクがたまり、消化できなくなる可能性が高まり、最終的には次のようなデメリットを生みます。

タスクを整理しなおし、優先順位をつけて重要で簡単なものからできるだけ期限内に終わらせましょう。

計画無し

タスクをどのように実行するか計画をしないということは、失敗を計画しているようなものです。

タスクのプランを立てなければ時間が無駄になり、最も重要なことを完了できなくなります。

プランを立てると、いつまでに何をする必要があるかがわかり、生産性が向上します。

まとめ

今回は、有効に時間管理することのメリットと方法について解説してきました。

時間管理のポイントを押さえて限りある時間を有効に使いましょう。

もっと深く知りたい方には書籍「７つの習慣」がおすすめです。

時間管理のことだけでなく、成功者達に共通する「成功のための習慣、考え方」がぎっしり詰まっており、凄く濃い内容です。

序文だけでも金言だらけですので、是非一度読んでみてください。

以上、参考になれば嬉しいです。

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